Báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt là chứng từ kế toán tổng hợp kết quả kiểm đếm thực tế số tiền mặt hiện có tại quỹ tiền mặt của ngân hàng vào một thời điểm xác định, được đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán. Đây là công cụ kiểm soát nội bộ quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác của tài sản tiền mặt, phát hiện kịp thời các chênh lệch, thất thoát hoặc sai sót trong quá trình quản lý quỹ. Báo cáo phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của thủ quỹ, kế toán quỹ và ít nhất một nhân viên kiểm kê làm chứng để đảm bảo tính pháp lý và khách quan.
Theo quy trình, việc kiểm kê quỹ tiền mặt được thực hiện định kỳ vào cuối ngày giao dịch, cuối tuần, cuối tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu từ cấp quản lý hoặc khi phát hiện dấu hiệu bất thường. Quy trình kiểm kê bao gồm các bước: thủ quỹ niêm phong két sắt và ngừng mọi giao dịch; nhân viên kiểm kê tiến hành đếm từng loại tiền theo mệnh giá, đối chiếu với bảng kê chi tiết; ghi nhận số liệu thực tế vào biên bản kiểm kê; xác định chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách (thừa, thiếu, đúng); lập báo cáo kiểm kê với chữ ký của các bên liên quan. Trường hợp phát hiện chênh lệch, kế toán trưởng phải lập tờ trình giải trình và thực hiện các bút toán điều chỉnh theo quy định, đồng thời báo cáo cấp trên để xử lý. Báo cáo sau khi hoàn tất được lưu trữ cùng hồ sơ kế toán quỹ và là cơ sở để lập báo cáo tài chính, phục vụ công tác kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Tại các ngân hàng thương mại Việt Nam như Vietcombank, BIDV, Agribank hay Techcombank, báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt được thực hiện hằng ngày tại các chi nhánh, phòng giao dịch. Ví dụ, cuối ngày làm việc tại một chi nhánh cấp hai, thủ quỹ phải đếm lại toàn bộ tiền mặt trong két, đối chiếu với sổ quỹ và lập báo cáo kiểm kê có xác nhận của kiểm soát viên; báo cáo này sau đó được gửi lên phòng kế toán trung tâm để tổng hợp. Đối với các quỹ tiền mặt lớn tại trụ sở chính hoặc kho tiền, việc kiểm kê còn được giám sát bởi máy đếm tiền tự động, camera an ninh và có sự tham gia của nhân viên kiểm toán nội bộ để tăng cường tính minh bạch.
Về cơ sở pháp lý, hoạt động kiểm kê quỹ tiền mặt tại các tổ chức tín dụng được điều chỉnh bởi Thông tư số 21/2012/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về quản lý tiền mặt tại các ngân hàng thương mại, Thông tư số 22/2015/TT-NHNN về chế độ kế toán của các ngân hàng thương mại, cùng các quy định nội bộ của từng ngân hàng về kiểm soát nội bộ và phòng chống gian lận. Ngoài ra, Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 01 về báo cáo tài chính và các quy định về lưu trữ chứng từ kế toán cũng là căn cứ quan trọng liên quan đến việc lập và quản lý báo cáo này.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần nắm rõ báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt là một trong những chứng từ bắt buộc trong quy trình quản lý tiền mặt, thể hiện nguyên tắc kiểm soát chéo giữa thủ quỹ, kế toán và kiểm kê viên. Khi thi, cần phân biệt rõ giữa báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt với báo cáo tồn quỹ, bảng kê chi tiết tiền mặt và biên bản kiểm kê tài sản chung. Ngoài ra, thí sinh cần hiểu cách xử lý các trường hợp chênh lệch kiểm kê (thừa quỹ, thiếu quỹ) theo quy định kế toán hiện hành và quy trình phê duyệt báo cáo kiểm kê qua các cấp quản lý tại ngân hàng thương mại.