Đăng ký vốn điều lệ là thủ tục hành chính bắt buộc mà tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền (Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh) và thông báo cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) để ghi nhận chính thức mức vốn điều lệ mới, đặc biệt sau khi hoàn tất đợt tăng hoặc giảm vốn. Đây là bước cuối cùng trong quy trình thay đổi vốn điều lệ nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và là cơ sở pháp lý để tổ chức tín dụng thực hiện các hoạt động kinh doanh phù hợp với mức vốn mới.
Vốn điều lệ đối với tổ chức tín dụng là số vốn do các thành viên, cổ đông góp thực tế tại thời điểm đăng ký thành lập hoặc tăng vốn, đồng thời là cơ sở để xác định giới hạn cho vay, giới hạn đầu tư, mức độ rủi ro và các tỷ lệ an toàn vốn theo quy định pháp luật. Thủ tục đăng ký vốn điều lệ được thực hiện theo trình tự gồm: chuẩn bị hồ sơ theo quy định (tờ trình, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị, báo cáo kết quả góp vốn, văn bản chấp thuận của NHNN); nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính; nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với mức vốn mới; đồng thời thông báo bằng văn bản cho NHNN để cập nhật hồ sơ Giấy phép thành lập và hoạt động. Đối với ngân hàng thương mại nhà nước, việc tăng vốn điều lệ phải được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương trước khi thực hiện. Mức vốn điều lệ mới chỉ có hiệu lực pháp lý kể từ thời điểm được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có ghi nhận nội dung thay đổi vốn.
Điển hình là năm 2023, Vietcombank hoàn tất đợt tăng vốn điều lệ từ hơn 99.000 tỷ đồng lên trên 111.000 tỷ đồng thông qua phát hành cổ phiếu trả cổ tức; sau khi được NHNN chấp thuận và Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, ngân hàng đã thực hiện thủ tục đăng ký vốn điều lệ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội. Tương tự, các ngân hàng thương mại cổ phần như Techcombank, MBBank, ACB hay VPBank khi thực hiện tăng vốn đều phải trải qua quy trình đăng ký này trước khi sử dụng vốn mới để mở rộng quy mô cho vay, nâng hạng room tín dụng hoặc đáp ứng các tỷ lệ an toàn vốn theo Basel. Nếu không hoàn tất đăng ký, phần vốn tăng thêm sẽ không được công nhận về mặt pháp lý, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh và việc thực hiện nghĩa vụ giám sát an toàn hoạt động ngân hàng.
Về quy định pháp lý, Điều 108 Luật Các tổ chức tín dụng năm 2010 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) quy định rõ việc tăng, giảm vốn điều lệ của tổ chức tín dụng phải được NHNN chấp thuận bằng văn bản. Nghị định 01/2020/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định chi tiết hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Đối với ngân hàng thương mại nhà nước, Nghị định 22/2023/NĐ-CP quy định việc tăng vốn phải được Thủ tướng Chính phủ quyết định. Ngoài ra, Thông tư 40/2018/TT-NHNN hướng dẫn về cấp, sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập và hoạt động của tổ chức tín dụng cũng có liên quan chặt chẽ đến thủ tục này.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý phân biệt rõ giữa "vốn điều lệ" và "vốn pháp định": vốn điều lệ là số vốn thực góp ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, còn vốn pháp định là mức vốn tối thiểu theo quy định pháp luật (ví dụ 3.000 tỷ đồng đối với ngân hàng thương mại, 5.000 tỷ đồng đối với ngân hàng phát triển). Một lỗi thường gặp là nhầm lẫn giữa thủ tục "chấp thuận tăng vốn" của NHNN với thủ tục "đăng ký vốn điều lệ" tại Sở Kế hoạch và Đầu tư - đây là hai thủ tục độc lập nhưng có trình tự, phải hoàn thành chấp thuận vốn trước rồi mới thực hiện đăng ký thay đổi. Đồng thời, cần nắm vững thành phần hồ sơ đăng ký và thời hạn giải quyết của từng cơ quan để xử lý chính xác các tình huống trong bài thi nghiệp vụ.