Quy trình tái tục hợp đồng bảo hiểm nhóm là tập hợp các bước nghiệp vụ có hệ thống mà ngân hàng và công ty bảo hiểm phối hợp thực hiện nhằm gia hạn hợp đồng bảo hiểm nhóm đã hết hạn cho khách hàng doanh nghiệp. Quy trình này đảm bảo việc duy trì liên tục quyền lợi bảo hiểm cho nhóm đối tượng được bảo hiểm, đồng thời tạo cơ sở để điều chỉnh các điều khoản, phí bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp trong chu kỳ mới.
Trong thực tế, quy trình tái tục thường được khởi động trước ngày hết hạn hợp đồng từ 30 đến 90 ngày. Ngân hàng với vai trò là kênh phân phối (đại lý bảo hiểm) sẽ phối hợp với công ty bảo hiểm rà soát lại danh sách nhân sự tham gia, đánh giá tỷ lệ rủi ro và lịch sử bồi thường trong năm vừa qua, đối chiếu với hợp đồng hiện hành để đề xuất các điều chỉnh cần thiết. Các bước chính bao gồm: thông báo đến khách hàng doanh nghiệp về thời hạn sắp hết hạn, thu thập và cập nhật danh sách người được bảo hiểm mới, xem xét báo cáo tổn thất và tần suất khiếu nại, tính toán lại phí bảo hiểm dựa trên hồ sơ rủi ro cập nhật, thương lượn các điều khoản bổ sung (nếu có) và cuối cùng là ký kết hợp đồng tái tục mới. Phí bảo hiểm có thể được điều chỉnh tăng hoặc giảm tuỳ thuộc vào tỷ lệ bồi thường năm trước, độ tuổi trung bình của nhóm và quy mô nhân sự thay đổi.
Tại Việt Nam, quy trình này thường được áp dụng phổ biến đối với các hợp đồng bảo hiểm nhân thọ nhóm hoặc bảo hiểm sức khoẻ nhóm mà ngân hàng phân phối cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tập đoàn lớn có hàng nghìn nhân viên. Ví dụ, một công ty có 500 nhân viên tham gia chương trình bảo hiểm nhân thọ nhóm thông qua ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) với hạn mức bảo hiểm 500 triệu đồng/người, khi đến kỳ tái tục, ngân hàng sẽ gửi thông báo đến doanh nghiệp, đồng thời phối hợp với công ty bảo hiểm (như Manulife, Prudential, AIA) để rà soát danh sách nhân sự biến động, đánh giá tỷ lệ tử vong và bệnh nặng trong năm, từ đó đề xuất phí mới (ví dụ từ 2,5 triệu đồng/người/năm có thể điều chỉnh lên 2,8 triệu nếu tỷ lệ rủi ro tăng). Doanh nghiệp có quyền chấp nhận hoặc đàm phán lại trước khi ký phụ lục gia hạn.
Về khung pháp lý, hoạt động tái tục hợp đồng bảo hiểm nhóm phải tuân thủ Luật Kinh doanh bảo hiểm số 08/2022/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2023, đặc biệt các quy định về hợp đồng bảo hiểm nhóm tại Điều 30 và các điều khoản liên quan. Ngoài ra, Thông tư số 67/2023/TT-BTC hướng dẫn về phí bảo hiểm và việc điều chỉnh phí trong chu kỳ tái tục cũng là cơ sở quan trọng. Đối với kênh bancassurance, Thông tư liên tịch số 151/2014/TTLT-BTC-NHNN giữa Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước quy định rõ nghĩa vụ của ngân hàng trong việc cung cấp dịch vụ bảo hiểm qua ngân hàng, bao gồm cả hoạt động chăm sóc và gia hạn hợp đồng cho khách hàng.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý rằng quy trình tái tục hợp đồng bảo hiểm nhóm khác với quy trình bán mới ở chỉ tiết kiệm chi phí tiếp cận khách hàng, nhưng lại đòi hỏi sự chặt chẽ hơn trong khâu đánh giá rủi ro và điều chỉnh phí. Điểm hay xuất hiện trong đề thi là phân biệt giữa tái tục tự động (auto-renewal) và tái tục có điều chỉnh điều khoản, cũng như vai trò của từng bên: ngân hàng (đại lý) chịu trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ khách hàng, công ty bảo hiểm chịu trách nhiệm phát hành và quản lý rủi ro. Thời hạn tái tục thường là 1 năm và việc gia hạn phải có sự đồng thuận bằng văn bản của cả ba bên: doanh nghiệp mua bảo hiểm, ngân hàng phân phối và công ty bảo hiểm.