Quy trình thu hồi vốn phân bổ là tập hợp các bước nghiệp vụ nội bộ do ngân hàng, tổ chức tín dụng thiết lập nhằm quy định cụ thể thủ tục, điều kiện, trình tự và thẩm quyền phê duyệt khi thực hiện thu hồi lại phần vốn đã phân bổ, cấp phát cho các đơn vị thành viên, chi nhánh hoặc công ty con trong hệ thống. Đây là công cụ quản trị quan trọng giúp bảo đảm tính minh bạch, chặt chẽ và tuân thủ pháp luật trong việc điều chuyển, tái cơ cấu nguồn vốn nội bộ.
Theo quy trình chuẩn, khi có nhu cầu thu hồi vốn, đơn vị nhận vốn phân bổ phải lập tờ trình hoặc phương án thu hồi trình cấp có thẩm quyền xem xét. Hồ sơ thường bao gồm lý do thu hồi, mức vốn dự kiến thu hồi, thời điểm thực hiện, phương thức hoàn trả (chuyển khoản, trừ vào phần vốn phân bổ tiếp theo hoặc bù trừ công nợ) và tác động đến hoạt động kinh doanh của đơn vị. Thẩm quyền phê duyệt thuộc về Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc hoặc cấp ủy quyền tùy theo quy mô vốn và giá trị thu hồi. Sau khi được phê duyệt, phòng nghiệp vụ liên quan thực hiện hạch toán, điều chỉnh sổ sách kế toán, cập nhật hệ thống Core Banking và lưu hồ sơ để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
Trong thực tiễn ngân hàng Việt Nam, quy trình này thường được áp dụng tại các ngân hàng thương mại cổ phần có hệ thống chi nhánh rộng lớn như Vietcombank, Techcombank, MB, ACB hoặc các tập đoàn tài chính có nhiều công ty con. Ví dụ, khi Ngân hàng Nhà nước yêu cầu chấn chỉnh hoạt động đầu tư vốn vào lĩnh vực phi tín dụng, Hội đồng quản trị ngân hàng mẹ sẽ ban hành nghị quyết về việc thu hồi một phần vốn đã phân bổ cho công ty tài chính tiêu dùng, công ty chứng khoán trong cùng hệ thống. Một trường hợp khác là khi chi nhánh không sử dụng hết hạn mức vốn được cấp, Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc quyết định thu hồi phần vốn nhàn rỗi để tái phân bổ cho đơn vị có nhu cầu sử dụng hiệu quả hơn.
Về khung pháp lý, quy trình thu hồi vốn phân bổ được quy định gián tiếp tại Luật các Tổ chức tín dụng 2024 (Luật số 32/2024/QH15), Luật các Tổ chức tín dụng 2010 (sửa đổi, bổ sung) về quyền quản lý và điều hành vốn của ngân hàng, cùng các Nghị định 86/2019/NĐ-CP và Nghị định 86/2025/NĐ-CP về đầu tư vốn của tổ chức tín dụng vào doanh nghiệp khác. Đồng thời, Thông tư 13/2018/TT-NHNN về hệ thống kiểm soát nội bộ và các văn bản hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước cũng yêu cầu các tổ chức tín dụng phải xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ đối với mọi hoạt động điều chuyển vốn trong nội bộ.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý phân biệt rõ quy trình thu hồi vốn phân bổ với thu hồi nợ tín dụng; trong đó, thu hồi vốn phân bổ mang tính chất điều chỉnh quản trị vốn nội bộ giữa các đơn vị trong cùng hệ thống, không phải quan hệ cho vay - vay. Ngoài ra, thí sinh cần nắm vững nguyên tắc thu hồi vốn phải đảm bảo không ảnh hưởng đến tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu (CAR), không vi phạm giới hạn góp vốn, mua cổ phần quy định tại Điều 129, 130 Luật các Tổ chức tín dụng 2024, đồng thời phải được ghi nhận đầy đủ trong báo cáo tài chính hợp nhất theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.