Thông báo tổn thất bảo hiểm (Notice of loss) là văn bản do người được bảo hiểm, người thụ hưởng hoặc đại diện hợp pháp gửi đến công ty bảo hiểm nhằm thông báo về việc xảy ra sự kiện bảo hiểm, làm cơ sở để doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành xác minh, giải quyết và chi trả quyền lợi bảo hiểm theo hợp đồng đã ký kết. Đây là thủ tục bắt buộc và là bước khởi đầu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình giải quyết bồi thường bảo hiểm.
Khi sự kiện bảo hiểm xảy ra (như khách hàng bị tử vong, thương tật, mất khả năng lao động, hay tổn thất tài sản...), bên mua bảo hiểm có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản hoặc theo hình thức thỏa thuận trong hợp đồng cho công ty bảo hiểm trong một thời hạn nhất định, thường là từ 5 đến 30 ngày tùy theo loại sản phẩm. Thông báo cần cung cấp đầy đủ các thông tin thiết yếu như: số hợp đồng bảo hiểm, họ tên người được bảo hiểm, thời điểm xảy ra sự kiện, mô tả chi tiết tổn thất, ước tính mức độ thiệt hại và các giấy tờ liên quan kèm theo. Nếu thông báo chậm trễ mà không có lý do bất khả kháng, công ty bảo hiểm có quyền từ chối một phần hoặc toàn bộ trách nhiệm bồi thường. Trong mô hình bancassurance, ngân hàng đối tác thường hỗ trợ khách hàng hoàn thiện mẫu thông báo và chuyển tiếp đến công ty bảo hiểm trong thời gian sớm nhất.
Ví dụ, khi khách hàng vay vốn tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) mua sản phẩm bảo hiểm nhân thọ liên kết với khoản vay không may qua đời, người thân của khách hàng cần nộp thông báo tổn thất kèm giấy chứng tử, hồ sơ y tế và hợp đồng bảo hiểm tại chi nhánh ngân hàng nơi phát hành hợp đồng. Nhân viên ngân hàng sẽ tiếp nhận hồ sơ, hỗ trợ điền biểu mẫu và chuyển cho công ty bảo hiểm đối tác (như Manulife, Prudential hay AIA) để tiến hành thẩm tra và chi trả quyền lợi. Trường hợp bảo hiểm tài sản thế chấp khoản vay, khi tài sản bị thiệt hại do thiên tai hay hỏa hoạn, khách hàng cũng phải gửi thông báo tổn thất kèm biên bản giám định và hình ảnh hiện trường trong vòng 24 đến 48 giờ.
Về quy định pháp lý, Điều 31 Luật Kinh doanh bảo hiểm số 08/2022/QH15 quy định rõ nghĩa vụ thông báo kịp thời của bên mua bảo hiểm khi xảy ra sự kiện bảo hiểm. Bên cạnh đó, Bộ luật Dân sự 2015 tại Điều 456 về hợp đồng bảo hiểm cũng nêu rõ quyền và nghĩa vụ các bên trong việc thông báo rủi ro, tổn thất. Các quy tắc bảo hiểm và điều khoản hợp đồng cụ thể cũng ghi rõ thời hạn thông báo, thường là 5 ngày với bảo hiểm hàng hải, 15 ngày với bảo hiểm xe cơ giới và có thể lên đến 30 ngày với bảo hiểm nhân thọ.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý phân biệt giữa "thông báo tổn thất" (notice of loss) và "yêu cầu bồi thường" (claim request): thông báo tổn thất chỉ là bước thông báo sự kiện xảy ra, còn yêu cầu bồi thường mới là đề nghị chính thức được chi trả quyền lợi bảo hiểm kèm đầy đủ hồ sơ chứng từ. Thí sinh cũng nên nhớ nguyên tắc: thông báo tổn thất phải được thực hiện trung thực, kịp thời và đầy đủ, nếu vi phạm có thể bị từ chối bồi thường theo quy định pháp luật.