Văn bản chấp thuận chi trả (Claim Approval Letter) là văn bản do công ty bảo hiểm phát hành nhằm thông báo chính thức đến người được bảo hiểm hoặc người thụ hưởng về việc chấp nhận thanh toán quyền lợi bảo hiểm sau khi hồ sơ yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm (claim) đã được thẩm tra, xác minh và đánh giá đủ điều kiện. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để công ty bảo hiểm tiến hành chi trả số tiền bảo hiểm cho khách hàng theo đúng nội dung hợp đồng đã ký kết.
Văn bản chấp thuận chi trả thường được ban hành sau khi phòng giải quyết quyền lợi bảo hiểm (claims department) hoàn tất quy trình thẩm định hồ sơ, bao gồm kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng bảo hiểm, xác minh sự kiện bảo hiểm, đánh giá mức độ rủi ro và xác định số tiền được chi trả. Nội dung văn bản thường bao gồm các thông tin cốt lõi như họ tên người được bảo hiểm, số hợp đồng bảo hiểm, loại sản phẩm bảo hiểm liên kết ngân hàng (bancassurance), sự kiện bảo hiểm phát sinh, số tiền được chấp thuận chi trả, phương thức thanh toán, thời hạn chi trả dự kiến cùng các điều khoản miễn trừ áp dụng (nếu có). Văn bản này đồng thời có thể đi kèm thư thanh toán (settlement letter) và biên bản giải quyết quyền lợi bảo hiểm nhằm minh bạch hóa toàn bộ quá trình xử lý. Sau khi được ký duyệt bởi cấp có thẩm quyền, văn bản sẽ được gửi đến khách hàng và lưu trữ trong hệ thống quản lý hồ sơ của công ty bảo hiểm cũng như ngân hàng đối tác phân phối.
Tại Việt Nam, khi khách hàng vay vốn tại ngân hàng đồng thời tham gia sản phẩm bảo hiểm nhân thọ liên kết khoản vay (credit life insurance) và không may gặp rủi ro tử vong hoặc thương tật toàn bộ vĩnh viễn, ngân hàng sẽ nhận được thông báo từ công ty bảo hiểm về văn bản chấp thuận chi trả. Số tiền bảo hiểm sau khi chi trả sẽ được sử dụng để tất toán dư nợ gốc và lãi vay tại ngân hàng, phần dư còn lại (nếu có) sẽ được chuyển cho người thụ hưởng theo quy định trong hợp đồng bảo hiểm. Ví dụ, khách hàng A vay mua nhà tại Vietcombank và tham gia bảo hiểm qua Manulife Việt Nam, khi xảy ra sự kiện bảo hiểm, công ty bảo hiểm sẽ phát hành văn bản chấp thuận chi trả với số tiền 2 tỷ đồng, trong đó 1,5 tỷ đồng dùng để tất toán khoản vay và 500 triệu đồng còn lại chuyển cho gia đình khách hàng.
Theo quy định tại Luật Kinh doanh bảo hiểm số 08/2022/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành, công ty bảo hiểm phải giải quyết và thanh toán quyền lợi bảo hiểm trong thời hạn tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Ngoài ra, Thông tư số 67/2023/TT-BTC hướng dẫn về hoạt động bancassurance cũng quy định rõ trách nhiệm phối hợp giữa ngân hàng và công ty bảo hiểm trong việc thông báo, chi trả và bảo mật thông tin liên quan đến quyền lợi bảo hiểm của khách hàng.
Đối với người ôn thi chứng chỉ nghiệp vụ ngân hàng, cần phân biệt rõ giữa "văn bản chấp thuận chi trả" (Claim Approval Letter) và "thư từ chối chi trả" (Claim Rejection Letter) vì hai loại văn bản này có ý nghĩa pháp lý hoàn toàn khác nhau. Đồng thời, cần nắm vững quy trình xử lý claim trong mô hình bancassurance, đặc biệt là trường hợp người vay là người được bảo hiểm và ngân hàng vừa là bên hỗ trợ thu phí vừa là bên thụ hưởng thứ nhất khi sự kiện bảo hiểm xảy ra.