Hồ sơ đăng ký tăng vốn với UBCKNN là tập hợp các tài liệu pháp lý do tổ chức phát hành (thường là công ty đại chúng, ngân hàng thương mại niêm yết) lập và nộp tới Ủy ban Chứng khoán Nhà nước nhằm xin chấp thuận việc phát hành thêm cổ phiếu nhằm tăng vốn điều lệ. Đây là thủ tục bắt buộc theo quy định của pháp luật chứng khoán Việt Nam trước khi một đơn vị được quyền chào bán chứng khoán ra công chúng hoặc niêm yết bổ sung.
Cơ chế hoạt động của hồ sơ đăng ký tăng vốn khá chặt chẽ và có tính phân cấp rõ ràng. Khi doanh nghiệp có nhu cầu tăng vốn thông qua phát hành thêm cổ phiếu (chào bán cho cổ đông hiện hữu, chào bán riêng lẻ, chào bán ra công chúng hay phát hành cổ phiếu thưởng, cổ phiếu trả cổ tức), tổ chức phát hành phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm: giấy đăng ký chào bán, phương án phát hành chi tiết, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị, báo cáo tài chính gần nhất đã được kiểm toán, tài liệu công bố thông tin, hợp đồng tư vấn phát hành và các giấy tờ pháp lý liên quan khác. UBCKNN sẽ thẩm định tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ trong một khung thời gian quy định (thường là 15 đến 30 ngày làm việc tùy theo hình thức chào bán), sau đó cấp giấy chứng nhận chào bán chứng khoán hoặc có văn bản trả lời bằng văn bản nếu không chấp thuận. Quá trình này đảm bảo quyền lợi của nhà đầu tư và duy trì tính minh bạch của thị trường chứng khoán.
Trong thực tiễn ngân hàng Việt Nam, việc nộp hồ sơ đăng ký tăng vốn với UBCKNN diễn ra thường xuyên, đặc biệt đối với các ngân hàng thương mại cổ phần niêm yết trên sàn HOSE hoặc HNX như Vietcombank, BIDV, Techcombank, MB, ACB. Ví dụ, khi một ngân hàng muốn tăng vốn điều lệ thông qua phát hành cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu theo tỷ lệ 2:1 (mua 1 cổ phần mới với giá ưu đãi khi sở hữu 2 cổ phần cũ), ngân hàng đó phải hoàn thiện hồ sơ gửi UBCKNN, đồng thời công bố thông tin trên các phương tiện truyền thông và gửi tới Sở Giao dịch Chứng khoán nơi cổ phiếu niêm yết. Đây là bước quan trọng để đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn vốn theo Basel II/III mà Ngân hàng Nhà nước yêu cầu.
Về cơ sở pháp lý, hồ sơ đăng ký tăng vốn với UBCKNN được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Chứng khoán 2019 (Luật số 54/2019/QH14) có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán, Thông tư 118/2020/TT-BTC hướng dẫn về chào bán, giao dịch chứng khoán, cùng các thông tư liên quan đến công bố thông tin trên thị trường chứng khoán. Ngoài ra, đối với các tổ chức tín dụng, việc tăng vốn còn phải tuân thủ quy định của Luật Các tổ chức tín dụng 2010 (sửa đổi, bổ sung) và các thông tư hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước về an toàn vốn.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý rằng hồ sơ đăng ký tăng vốn với UBCKNN không phải là thủ tục duy nhất khi ngân hàng muốn tăng vốn; tùy thuộc vào việc ngân hàng có niêm yết hay chưa, phát hành cho đối tượng nào (cổ đông hiện hữu, nhà đầu tư chiến lược, hay công chúng) mà hồ sơ và trình tự thủ tục sẽ khác nhau. Một điểm hay xuất hiện trong đề thi là phân biệt giữa "chào bán ra công chúng" (phải nộp hồ sơ đăng ký với UBCKNN và phải có giấy chứng nhận chào bán) và "chào bán riêng lẻ" (chỉ cần thông báo hoặc đăng ký với UBCKNN tùy trường hợp). Nắm vững các mốc thời gian thẩm định, các tài liệu bắt buộc trong hồ sơ và vai trò giám sát của UBCKNN sẽ giúp đạt điểm cao trong phần thi liên quan đến quản lý vốn và thị trường chứng khoán.