Mẫu tờ khai 01/TNCN (PIT Declaration Form 01) là tờ khai thuế thu nhập cá nhân do Bộ Tài chính ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC và các phiên bản sửa đổi, bổ sung. Đây là mẫu tờ khai dành cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập có phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế đối với các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác của cá nhân cư trú mà chưa đạt mức cam kết.
Khi nói đến mẫu 01/TNCN, người ta thường đề cập đến hai loại chính: mẫu 01/TNCN dành cho tổ chức trả thu nhập (gồm 2 phụ lục: phụ lục 01-1/BK-TNCN là bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến, và phụ lục 01-2/BK-TNCN dành cho cá nhân thuộc diện khấu trừ 10%) và mẫu 01/KK-TNCN dành cho cá nhân tự kê khai. Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào mẫu 01/TNCN mà các tổ chức trả thu nhập (trong đó có các ngân hàng) phải nộp cho cơ quan thuế.
Thuật ngữ tiếng Anh: PIT Declaration Form 01 (Personal Income Tax Declaration Form 01) Lĩnh vực: Thuế & Pháp luật Mã số văn bản pháp lý: Ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 156/2013/TT-BTC và Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Đặc điểm và phân loại
Đặc điểm chính của mẫu 01/TNCN
| Đặc điểm | Nội dung chi tiết |
|---|---|
| Đối tượng sử dụng | Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có phát sinh khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công |
| Căn cứ pháp lý | Thông tư 92/2015/TT-BTC; Thông tư 111/2013/TT-BTC; Luật Thuế TNCN 2007 sửa đổi 2012 |
| Kỳ kê khai | Theo quý (Q1, Q2, Q3, Q4) hoặc theo lần phát sinh (đối với tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam) |
| Thời hạn nộp | Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau |
| Hình thức nộp | Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua hệ thống thuế điện tử (eTax) |
| Đơn vị tiền tệ | Đồng Việt Nam (VND) — đối với thu nhập bằng ngoại tệ phải quy đổi ra VND theo tỷ giá hối đoái tại ngân hàng thương mại |
| Người ký | Đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp |
Phân loại các mẫu tờ khai thuế TNCN liên quan
Để tránh nhầm lẫn khi áp dụng, các ngân hàng cần nắm rõ sự khác biệt giữa các mẫu tờ khai trong hệ thống thuế TNCN:
| Mã mẫu | Tên gọi | Đối tượng áp dụng | Đặc điểm nhận biết |
|---|---|---|---|
| 01/TNCN | Tờ khai thuế khấu trừ | Tổ chức/cá nhân trả thu nhập | Khai hộ cá nhân có thu nhập từ tiền lương |
| 01/KK-TNCN | Tờ khai thuế TNCN (cá nhân tự kê khai) | Cá nhân tự kê khai | Dành cho cá nhân có thu nhập vượt ngưỡng |
| 02/TNCN | Tờ khai thuế khấu trừ (đối với thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn, bản quyền, nhượng quyền, trúng thưởng) | Tổ chức trả thu nhập | Cho khoản thu nhập không phải tiền lương |
| 05/KK-TNCN | Tờ khai quyết toán thuế TNCN | Cá nhân tự quyết toán | Được sử dụng cuối năm để hoàn/truỳ thuế |
| 08/KK-TNCN | Tờ khai quyết toán thuế dành cho tổ chức trả thu nhập | Doanh nghiệp/NHTM | Khai quyết toán năm cho hàng loạt nhân viên |
Các thành phần chính trong tờ khai 01/TNCN
Một tờ khai 01/TNCN hoàn chỉnh bao gồm các thành phần sau:
- Phần thông tin tổ chức trả thu nhập: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, ngành nghề kinh doanh (đối với ngân hàng thương mại (NHTM) thường ghi mã ngành 6419 - Hoạt động trung gian tiền tệ khác).
- Phần kỳ tính thuế: Ghi rõ quý 1, 2, 3 hoặc 4 tương ứng với năm tính thuế.
- Phụ lục 01-1/BK-TNCN: Bảng kê chi tiết từng cá nhân thuộc diện khấu trng thuế theo biểu thuế suất lũy tiến từng phần (5% đến 35%), bao gồm: họ tên, mã số thuế cá nhân (MST), số CCCD/CMND, số hợp đồng lao động, thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ.
- Phụ lục 01-2/BK-TNCN: Bảng kê cá nhân thuộc diện khấu trừ 10% (áp dụng cho cá nhân ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không cam kết quyết toán).
- Phần tổng hợp số thuế phải nộp: Tổng thu nhập chịu thuế, tổng thuế khấu trừ phải nộp.
- Phần cam kết và chữ ký: Đại diện hợp pháp của tổ chức trả thu nhập ký, ghi rõ ngày tháng năm.
Ví dụ thực tế trong ngành ngân hàng
Ví dụ 1: Trường hợp Ngân hàng A nộp tờ khai 01/TNCN quý 3/2024
Ngân hàng A là ngân hàng thương mại cổ phần có trụ sở tại Hà Nội với tổng số cán bộ công nhân viên (CBCNV) là 3.250 người tính đến ngày 30/09/2024. Trong quý 3/2024, ngân hàng phát sinh các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công, phụ cấp, thưởng kinh doanh và các khoản hỗ trợ khác cho toàn bộ nhân sự.
Các bước Ngân hàng A thực hiện:
- Bước 1: Phòng Kế toán - Tài chính (Accounting Department) tổng hợp dữ liệu từ hệ thống HRM (Human Resource Management) và Core Banking về tổng quỹ lương quý 3 đạt 287,5 tỷ đồng, trong đó thu nhập chịu thuế là 265,8 tỷ đồng (đã loại trừ các khoản được miễn thuế như phụ cấp ăn trưa 730.000 đồng/người/tháng, phụ cấp điện thoại, công tác phí).
- Bước 2: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trong quý 3 là 28,4 tỷ đồng, trong đó khấu trừ theo biểu lũy tiến là 24,6 tỷ đồng (3.120 người), khấu trừ 10% là 3,8 tỷ đồng (130 người ký hợp đồng dưới 3 tháng).
- Bước 3: Hoàn thiện phụ lục 01-1/BK-TNCN với 3.120 dòng dữ liệu và phụ lục 01-2/BK-TNCN với 130 dòng, đảm bảo mỗi cá nhân đều có MST TNCN (trừ một số trường hợp mới tuyển dụng đang chờ cấp MST).
- Bước 4: Đăng nhập hệ thống eTax của Tổng cục Thuế, tải file XML đã được xuất từ phần mềm kế toán ERP (Enterprise Resource Planning) như SAP, Oracle hoặc Misa.
- Bước 5: Nộp tờ khai và thuế qua cổng thuế điện tử trước ngày 31/10/2024 (hạn cuối của quý 3). Đồng thời chuyển tiền 28,4 tỷ đồng vào tài khoản thuế của Kho bạc Nhà nước.
Ví dụ 2: Trường hợp Ngân hàng B xử lý tờ khai 01/TNCN cho hợp đồng dưới 3 tháng
Ngân hàng B trong quý 1/2024 ký hợp đồng với 45 cộng tác viên (CTV) thực hiện dự án số hóa quy trình tín dụng. Thời hạn hợp đồng từ 1-3 tháng. Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các cá nhân ký hợp đồng dưới 3 tháng có tổng thu nhập từ hai triệu đồng/lần trở lên sẽ bị khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả, trừ khi cá nhân làm cam kết (mẫu 02/CK-TNCN) rằng tổng thu nhập chưa đến mức nộp thuế.
Giả sử tổng chi phí trả cho 45 CTV trong quý 1 là 6,75 tỷ đồng (bình quân 150 triệu đồng/CTV). Trong đó:
- 30 CTV không làm cam kết → bị khấu trừ 10% = 450 triệu đồng thuế khấu trừ 10%.
- 15 CTV làm cam kết 02/CK-TNCN có cam kết tổng thu nhập cả năm chưa đến 132 triệu đồng (mức khởi điểm chịu thuế) → không bị khấu trừ thuế tại thời điểm chi trả.
Tổng thuế ngân hàng B phải khai trên mẫu 01/TNCN trong phụ lục 01-2/BK-TNCN là 450 triệu đồng.
Ví dụ 3: Ngân hàng C đối chiếu dữ liệu MST với cơ quan thuế
Ngân hàng C phát hiện trong quý trước có 18 nhân viên chưa được cấp MST, dẫn đến khi nộp tờ khai 01/TNCN phải ghi mã số thuế tạm thời. Theo hướng dẫn tại Công văn 636/TCT-DNNCN ngày 19/02/2019, ngân hàng phải yêu cầu nhân viên hoàn thiện thủ tục đăng ký MST trong vòng 30 ngày làm việc. Trong thời gian chờ cấp, khi nộp tờ khai, ngân hàng C ghi chú "Chờ cấp MST" và cập nhật lại trong kỳ kê khai tiếp theo khi có MST chính thức. Đây là cách làm tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng trong quản lý rủi ro thuế (Tax Compliance Risk Management).
Mẫu tờ khai 01/TNCN trong các ngôn ngữ khác
| Ngôn ngữ | Thuật ngữ | Phiên âm |
|---|---|---|
| Tiếng Anh | Personal Income Tax Withholding Declaration Form No. 01 (PIT Declaration Form 01) | /ˈpɜːrsənl ˈɪnkʌm tæks wɪðˈhoʊldɪŋ ˌdɛkləˈreɪʃn fɔrm nʌmbər zɪˈroʊ wʌn/ |
| Tiếng Nhật | 個人所得税控除申告書 第01号 (Kojin Shotokuzei Kojo Shinkokusho Dai-ichi-go) | /koʤin ɕotokuzɛi koʤo ɕiŋkokuɕo dai iɕi go/ |
| Tiếng Hàn | 개인소득세 원천징수 신고서 제01호 (Gaingyeong Sodeukse Woncheonjing-su Singoseo Je-01-ho) | /kaɪnjʌŋ sodɯkse wontɕʰʌn dʑiŋsu ɕiŋgoso tɕe ʔil ho/ |
| Tiếng Trung | 个人所得税扣缴申报表 第01号 (Gèrén Suǒdéshuì Kòujiǎo Shēnbàobiǎo Dì-01 Hào) | /kɤ̂⁵¹ ʐən³⁵ suɔ²¹⁴⁻²¹¹ tɤ²⁴⁵⁻²¹⁴ ɕuei⁵¹ kʰou⁵¹ tɕjɑʊ⁵¹ ʂən⁵⁵ pɑʊ⁵¹ pjɑʊ²¹⁴⁻³⁵ ti⁵¹⁻³⁵ liŋ⁵¹⁻³⁵ xs⁵¹⁵/ |
| Tiếng Tây Ban Nha | Declaración de Retención del Impuesto sobre la Renta Personal - Formulario 01 | /deklaɾaˈsjon de reteˈnsjon del imˈpwesto ˈsoβɾe la ˈrenta peɾsoˈnal foɾmuˈlaɾjo ˈseɾo ˈuno/ |
Ghi chú: Trong hệ thống thuế quốc tế, khái niệm tương đương với mẫu 01/TNCN là Withholding Tax Return Form (Mỹ, Úc, Anh) hoặc Déclaration de Retenue à la Source (Pháp, Canada). Tuy nhiên, cấu trúc và thuật ngữ chính xác có sự khác biệt tùy theo hệ thống pháp luật từng quốc gia.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu 01/TNCN khác gì mẫu 05/KK-TNCN?
Mẫu 01/TNCN do tổ chức trả thu nhập (như ngân hàng) lập và nộp cho cơ quan thuế theo quý, phản ánh việc khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. Trong khi đó, mẫu 05/KK-TNCN là tờ khai quyết toán thuế TNCN do cá nhân tự lập và nộp một lần vào cuối năm (chậm nhất 30/4 năm sau) hoặc khi kết thúc hợp đồng lao động. Nói cách khác, mẫu 01/TNCN là "khai hộ" theo quý, còn mẫu 05/KK-TNCN là "tự kê khai quyết toán" của cá nhân - hai mẫu này bổ sung cho nhau chứ không thay thế.
Khi nào cần biết về Mẫu 01/TNCN?
Các nhân viên ngân hàng cần nắm vững mẫu 01/TNCN trong các trường hợp: (1) Làm việc tại phòng Kế toán - Tài chính hoặc Kế toán thuế phải trực tiếp lập và nộp tờ khai hàng quý; (2) Phòng Nhân sự cần phối hợp cung cấp dữ liệu MST và mức thu nhập cho kế toán; (3) Phòng Kiểm toán nội bộ thực hiện tax audit đánh giá rủi ro tuân thủ thuế; (4) Ứng viên thi tuyển vào vị trí Tax Compliance Officer hoặc chuyên viên tín dụng cần hiểu để tư vấn cho khách hàng doanh nghiệp.
Mẫu 01/TNCN ảnh hưởng thế nào đến khách hàng?
Đối với khách hàng cá nhân của ngân hàng, việc ngân hàng nộp chính xác mẫu 01/TNCN giúp bảo vệ quyền lợi khi cá nhân thực hiện quyết toán thuế cuối năm — dữ liệu khấu trừ trên tờ khai 01/TNCN sẽ khớp với chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT56) mà khách hàng nhận được. Đối với khách hàng doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME - Small and Medium Enterprises), khi ngân hàng giải ngân các khoản vay, lãi vay trả cho cá nhân cho vay (nếu có) cũng thuộc diện khấu trừ thuế. Nếu khai sai hoặc thiếu, khách hàng có thể bị truy thu, phạt chậm nộp 0,03%/ngày (theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019) và tiền chậm nộp, ảnh hưởng trực tiếp đến điểm tín dụng (credit score) và uy tín tài chính của doanh nghiệp.
Tổng kết
Mẫu tờ khai 01/TNCN là công cụ pháp lý quan trọng trong hệ thống quản lý thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam, đặc biệt có ý nghĩa đối với ngành ngân hàng - nơi thường xuyên phát sinh khối lượng lớn giao dịch trả thu nhập cho hàng nghìn cán bộ nhân viên và hợp đồng cộng tác viên. Việc nắm vững các quy định liên quan đến mẫu 01/TNCN không chỉ giúp ngân hàng tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro phạt vi phạm (mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP), mà còn là nền tảng kiến thức bắt buộc cho các ứng viên tham gia kỳ thi tuyển dụng ngân hàng (banking recruitment exam) ở các vị trí như chuyên viên kế toán, kiểm toán nội bộ, tuân thủ (compliance) và quản lý rủi ro (risk management). Trong bối cảnh chuyển đổi số (digital transformation) đang diễn ra mạnh mẽ, việc nộp tờ khai 01/TNCN qua hệ thống eTax đã trở thành yêu cầu bắt buộc và là kỹ năng mà mọi nhân viên ngân hàng nên trang bị.