Người đại diện theo điều lệ công ty là cá nhân được quy định trong Điều lệ công ty hoặc được Điều lệ công ty ghi nhận là người có thẩm quyền đại diện cho pháp nhân (công ty) trong các giao dịch dân sự, thương mại và quan hệ pháp luật khác. Đây là người nhân danh và vì lợi ích của công ty thực hiện các hành vi pháp lý, đồng thời chịu trách nhiệm về các cam kết, nghĩa vụ mà mình ký kết thay mặt doanh nghiệp trước pháp luật và các bên thứ ba.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, người đại diện theo điều lệ công ty được xác định cụ thể tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, người đại diện có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc (Tổng giám đốc) theo quy định tại Điều lệ. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là tổ chức, người đại diện là Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc. Đối với công ty cổ phần, người đại diện theo điều lệ là Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị được ủy quyền hoặc Giám đốc (Tổng giám đốc). Phạm vi đại diện do Điều lệ công ty quy định, có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền. Khi thực hiện giao dịch, người đại diện phải ký tên, đóng dấu công ty và đảm bảo giao dịch nằm trong phạm vi thẩm quyền được giao.
Trong hoạt động ngân hàng tại Việt Nam, việc xác định người đại diện theo điều lệ công ty có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch tín dụng, mở tài khoản, ký hợp đồng bảo đảm hoặc các giao dịch tài chính khác với ngân hàng. Ví dụ, khi công ty A (công ty cổ phần) muốn vay vốn tại Ngân hàng B, hợp đồng tín dụng phải được ký bởi Giám đốc công ty A (vì Giám đốc là người đại diện theo điều lệ) hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị nếu Điều lệ ghi nhận người này đại diện. Trường hợp Giám đốc không có mặt, một thành viên Hội đồng quản trị có thể ký thay nhưng phải có Giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo bản sao Điều lệ chứng minh thẩm quyền. Ngân hàng sẽ kiểm tra kỹ lưỡng Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và văn bản ủy quyền để đảm bảo giao dịch có hiệu lực pháp lý, tránh rủi ro tranh chấp sau này.
Về cơ sở pháp lý, khái niệm và quyền của người đại diện theo điều lệ công ty được quy định chi tiết tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 (Luật số 59/2020/QH14), đặc biệt tại các Điều 12, 13, 14 về người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền. Bên cạnh đó, Bộ luật Dân sự năm 2015 (Luật số 91/2015/QH14) tại Điều 138 và các điều liên quan cũng quy định về đại diện trong giao dịch dân sự. Trong lĩnh vực ngân hàng, các quy định về điều kiện cấp tín dụng và thẩm quyền ký kết hợp đồng tín dụng có thể tham khảo tại Thông tư hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước về hoạt động cho vay và các quy chế nội bộ của từng ngân hàng thương mại.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần phân biệt rõ ba khái niệm thường gây nhầm lẫn: người đại diện theo pháp luật (là người do pháp luật quy định, thường là Giám đốc hoặc Chủ tịch), người đại diện theo điều lệ (là người được ghi trong Điều lệ công ty, có thể mở rộng hơn), và người đại diện theo ủy quyền (là người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền bằng văn bản). Ngoài ra, cần lưu ý rằng việc ủy quyền phải được lập thành văn bản theo quy định và có giới hạn về phạm vi, thời hạn; ngân hàng khi nhận hồ sơ tín dụng phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bản sao Điều lệ công ty có chứng thực để xác minh thẩm quyền ký kết của người đại diện, đây cũng là một trong những nội dung trọng tâm trong phần thi pháp lý ngân hàng.