Phân cấp phê duyệt tín dụng ngân hàng là hệ thống quy định nội bộ do ngân hàng thương mại xây dựng và ban hành, trong đó quyền quyết định phê duyệt các khoản cấp tín dụng được phân chia cụ thể cho từng cấp quản lý, từ cấp phòng/ban nghiệp vụ đến cấp chi nhánh, Hội đồng tín dụng và Hội đồng quản trị. Hệ thống này được xác lập dựa trên các tiêu chí như giá trị khoản vay, loại hình sản phẩm tín dụng, thời hạn cho vay, mức độ rủi ro và phân loại khách hàng nhằm kiểm soát chặt chẽ rủi ro tín dụng và bảo đảm nguyên tắc "bốn mắt" trong hoạt động cấp tín dụng.
Theo cơ chế hoạt động, mỗi ngân hàng sẽ thiết lập một ma trận phân quyền (authority matrix) thể hiện rõ mức giá trị tín dụng tối đa mà mỗi cấp có thẩm quyền phê duyệt. Cụ thể, các khoản tín dụng có giá trị nhỏ thường do Trưởng phòng hoặc Phó Giám đốc chi nhánh phê duyệt; các khoản giá trị trung bình do Giám đốc chi nhánh quyết định; khoản giá trị lớn hơn phải trình Hội đồng tín dụng cấp Hội sở; và các khoản đặc biệt lớn, khoản cho vay khách hàng là người nội bộ, khoản cơ cấu lại nợ nhóm 2 thuộc diện khó khăn... phải do Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông thông qua. Bên cạnh giá trị khoản vay, hệ thống còn phân biệt theo loại tài sản bảo đảm (có đảm bảo hay tín chấp), loại khách hàng (doanh nghiệp lớn, SME, cá nhân), xếp hạng tín dụng nội bộ theo Thông tư 22/2019/TT-NHNN và nhóm nợ theo Thông tư 11/2021/TT-NHNN. Đặc biệt, nguyên tắc "phân tách" giữa khâu thẩm định, khâu quyết định và khâu giám sát phải được tuân thủ nghiêm ngặt, đồng thời không cấp dưới được phê duyệt khoản vay cho người có liên quan theo quy định về phòng chống xung đột lợi ích.
Tại Việt Nam, hầu hết các ngân hàng thương mại cổ phần lớn như Vietcombank, BIDV, Techcombank, MB hay ACB đều xây dựng ma trận phân cấp tín dụng riêng phù hợp với quy mô, mô hình tổ chức và chiến lược kinh doanh. Ví dụ, một chi nhánh cấp 4 của Techcombank có thể chỉ được phê duyệt khoản vay doanh nghiệp tối đa 50 tỷ đồng, nhưng chi nhánh cấp 1 hoặc Hội sở có thể phê duyệt khoản lên tới hàng nghìn tỷ đồng thông qua Hội đồng tín dụng. Trường hợp khách hàng là công ty con, công ty liên kết của chính ngân hàng hoặc khoản cho vay vượt quá 10% vốn tự có của ngân hàng thì bắt buộc phải trình Hội đồng quản trị thông qua. Ngoài ra, khi phát sinh nợ xấu cần cơ cấu lại hoặc khoanh nợ, hệ thống phân cấp cũng quy định chặt chẽ hơn nhằm hạn chế tình trạng lạm quyền và xử lý thiếu minh bạch.
Về cơ sở pháp lý, hệ thống phân cấp phê duyệt tín dụng được quản lý chủ yếu bởi Luật Các tổ chức tín dụng năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2025), Thông tư 17/2024/TT-NHNN quy định về cho vay của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài (thay thế Thông tư 39/2016/TT-NHNN), Thông tư 22/2019/TT-NHNN hướng dẫn về xếp hạng tín dụng nội bộ và Thông tư 11/2021/TT-NHNN quy định về phân loại tài sản có, mức trích, phương pháp trích lập dự phòng rủi ro. Đồng thời, Thông tư 13/2018/TT-NHNN về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại cũng yêu cầu các tổ chức tín dụng phải thiết lập cơ chế phân cấp phê duyệt gắn liền với hệ thống kiểm soát nội bộ ba vòng. Trong các đợt thanh tra, giám sát của Ngân hàng Nhà nước, việc tuân thủ ma trận phân cấp là một trong những nội dung trọng tâm được kiểm tra nhằm phát hiện các trường hợp phê duyệt vượt thẩm quyền hoặc lách quy định.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần nắm vững nguyên tắc phân cấp theo cấp bậc quản lý, mối liên hệ giữa giá trị khoản vay với tỷ lệ vốn tự có, cũng như sự khác biệt giữa phê duyệt tại chi nhánh so với Hội sở chính. Lưu ý rằng các khoản cho vay khách hàng là người nội bộ, người có liên quan dù giá trị nhỏ cũng phải trình cấp cao hơn và phải có sự đồng thuận của Hội đồng quản trị theo quy định về phòng chống xung đột lợi ích. Ngoài ra, cần hiểu rõ việc vi phạm nguyên tắc phân cấp có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý của cá nhân phê duyệt, thậm chí bị coi là hành vi cấu thành sai phạm nghiêm trọng trong hoạt động ngân hàng theo Nghị định 88/2019/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và ngân hàng.