Tài liệu xác minh pháp lý KYC (Know Your Customer) là tập hợp các giấy tờ, hồ sơ do khách hàng cung cấp cho tổ chức tín dụng nhằm chứng minh nhân thân, tư cách pháp lý và mục đích hoạt động khi thiết lập quan hệ giao dịch với ngân hàng. Đây là bước đầu tiên và bắt buộc trong quy trình định danh khách hàng, đóng vai trò nền tảng cho mọi hoạt động phòng ngừa rủi ro rửa tiền, tài trợ khủng bố và gian lận tài chính. Tài liệu này còn là cơ sở để ngân hàng phân loại mức độ rủi ro của từng khách hàng và áp dụng các biện pháp thẩm định phù hợp trong suốt vòng đời quan hệ giao dịch.
Quy trình xác minh pháp lý KYC được thực hiện theo nguyên tắc thẩm tra đa lớp, bao gồm xác minh thông tin nhân thân đối với khách hàng cá nhân (giấy tờ tùy thân, địa chỉ cư trú, nghề nghiệp, nguồn gốc thu nhập) và xác minh tư cách pháp lý đối với khách hàng tổ chức (giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, danh sách người đại diện theo pháp luật, người thụ hưởng cuối cùng). Ngân hàng kết hợp nhiều phương thức xác minh như đối chiếu trực tiếp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tra cứu thông tin qua cơ quan đăng ký kinh doanh, yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc ứng dụng công nghệ eKYC với sinh trắc học và nhận diện khuôn mặt. Toàn bộ quy trình phải tuân thủ nguyên tắc "biết khách hàng của mình", đảm bảo khách hàng không thuộc danh sách đen quốc gia, danh sách đen quốc tế và không có dấu hiệu gian lận hay rửa tiền. Ngoài ra, ngân hàng còn thực hiện việc cập nhật thông tin KYC định kỳ và cập nhật ngay khi có thay đổi liên quan đến khách hàng.
Ví dụ, khi khách hàng cá nhân mở tài khoản thanh toán tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), khách hàng phải cung cấp CMND/CCCD còn hiệu lực, giấy xác nhận cư trú hoặc sổ hộ khẩu, và khai báo mục đích mở tài khoản theo mẫu biểu của ngân hàng. Đối với khách hàng doanh nghiệp, ngân hàng yêu cầu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, nghị quyết Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên về việc mở tài khoản, bản sao CMND/CCCD của người đại diện pháp luật và kế toán trưởng. Trong trường hợp giao dịch có giá trị lớn, giao dịch đáng ngờ hoặc khách hàng thuộc nhóm rủi ro cao, ngân hàng có thể yêu cầu bổ sung hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, tài liệu chứng minh nguồn gốc tài sản hoặc nguồn gốc vốn đầu tư.
Về mặt pháp lý, hoạt động xác minh KYC tại Việt Nam được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Phòng, chống rửa tiền năm 2022 (Luật số 14/2022/QH15), Nghị định 19/2023/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật, Thông tư 17/2023/TT-NHNN quy định về phòng, chống rửa tiền đối với tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, Thông tư 22/2023/TT-NHNN hướng dẫn thực hiện một số nội dung về phòng, chống rửa tiền, và Thông tư 03/2023/TT-NHNN về mở và sử dụng tài khoản thanh toán. Bên cạnh đó, Ngân hàng Nhà nước còn ban hành các quy định nội bộ về quản lý rủi ro rửa tiền, đánh giá rủi ro khách hàng và áp dụng thẩm định nâng cao đối với một số đối tượng đặc thù.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý phân biệt rõ giữa Chương trình định danh khách hàng (CIP – Customer Identification Program), Thẩm định khách hàng (CDD – Customer Due Diligence) và Thẩm định nâng cao (EDD – Enhanced Due Diligence) đối với khách hàng thuộc nhóm rủi ro cao như chính trị gia (PEP), người nước ngoài có yếu tố nước ngoài hay doanh nghiệp có cổ đông lớn là cá nhân/tổ chức nước ngoài. Thời hạn cập nhật KYC định kỳ là một điểm thi thường gặp: ít nhất 5 năm đối với khách hàng rủi ro thấp, 3 năm đối với rủi ro trung bình và 1 năm đối với rủi ro cao. Ngoài ra, cần nắm vững nguyên tắc "3 không": không mở tài khoản khi chưa đủ hồ sơ, không thực hiện giao dịch khi chưa xác minh danh tính và không từ chối dịch vụ mà không có cơ sở pháp lý rõ ràng.