Thông báo thu hồi nợ là văn bản do tổ chức tín dụng hoặc ngân hàng gửi đến khách hàng vay nhằm chính thức yêu cầu thanh toán khoản nợ đến hạn hoặc quá hạn, đồng thời ấn định một thời hạn cuối cùng để khách hàng thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Đây là bước đầu tiên và mang tính bắt buộc trong quy trình xử lý thu hồi nợ, có giá trị pháp lý làm căn cứ cho các biện pháp xử lý tiếp theo như phong tỏa tài khoản, trích tiền từ tài sản đảm bảo hoặc khởi kiện ra tòa án. Văn bản này thường được phân biệt với các hình thức nhắc nợ thông thường bởi tính chất pháp lý chặt chẽ và giá trị chứng cứ trong các vụ tranh chấp dân sự.
Về cách thức hoạt động, khi phát hiện khoản vay đến hạn mà khách hàng chưa thanh toán hoặc khi khách hàng vi phạm các điều khoản trong hợp đồng tín dụng, ngân hàng sẽ soạn thảo Thông báo thu hồi nợ với đầy đủ thông tin về số tiền gốc, lãi, phí phạt, thời hạn thanh toán và hậu quả pháp lý nếu khách hàng không thực hiện. Văn bản phải được gửi qua các phương thức có xác nhận như thư bảo đảm, fax có xác nhận, email có xác nhận đã đọc hoặc giao tận tay có ký xác nhận để đảm bảo giá trị pháp lý và tính xác thực của việc thông báo. Thời hạn trong thông báo thường từ 7 đến 30 ngày tùy theo quy định nội bộ của ngân hàng và loại khoản vay, sau thời hạn này nếu khách hàng vẫn không thanh toán thì ngân hàng có quyền áp dụng các biện pháp xử lý mạnh hơn. Trong trường hợp khoản vay có tài sản bảo đảm, thông báo thu hồi nợ còn là căn cứ để ngân hàng tiến hành các thủ tục phát mại, bán đấu giá tài sản theo quy định pháp luật.
Trong thực tiễn ngân hàng Việt Nam, Thông báo thu hồi nợ được áp dụng phổ biến ở nhiều trường hợp như khách hàng cá nhân vay tín chấp hoặc thế chấp quá hạn tại các ngân hàng thương mại như Vietcombank, BIDV, Agribank hay Techcombank. Ví dụ, khi một doanh nghiệp vay vốn lưu động 5 tỷ đồng quá hạn 90 ngày, ngân hàng sẽ gửi thông báo thu hồi nợ yêu cầu thanh toán toàn bộ số nợ gốc, lãi phát sinh và phí phạt trong vòng 15 ngày, đồng thời cảnh báo sẽ chuyển hồ sơ sang phòng pháp chế để xử lý tài sản đảm bảo. Ngược lại, với các khoản vay tuân thủ đúng hạn, ngân hàng chỉ gửi thông báo nhắc nợ thông thường qua SMS, email hoặc ứng dụng ngân hàng điện tử mà không có tính chất pháp lý chặt chẽ. Một số công ty tài chính tiêu dùng như FE Credit, Home Credit cũng sử dụng hình thức này khi khách hàng trả góp chậm nhiều kỳ liên tiếp.
Về cơ sở pháp lý, hoạt động gửi Thông báo thu hồi nợ được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015, đặc biệt tại các điều khoản về nghĩa vụ thanh toán, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và bồi thường thiệt hại khi vi phạm nghĩa vụ hợp đồng. Ngoài ra, Thông tư 39/2016/TT-NHNN quy định về hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng cũng yêu cầu phải có quy trình thu hồi nợ rõ ràng trong hợp đồng tín dụng. Đối với các khoản nợ xấu, Quyết định 2100/QĐ-NHNN và Thông tư 11/2021/TT-NHNN về phân loại tài sản có, mức trích, phương pháp trích lập dự phòng rủi ro cũng có liên quan đến việc xác định thời điểm và cách thức gửi thông báo thu hồi nợ.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý phân biệt rõ giữa Thông báo thu hồi nợ (có giá trị pháp lý, là căn cứ khởi kiện) và Thông báo nhắc nợ (chỉ mang tính thông báo, không có giá trị pháp lý đầy đủ). Ngoài ra, thí sinh cần nắm vững trình tự thu hồi nợ gồm các bước: nhắc nợ qua điện thoại, gửi thông báo bằng văn bản, làm việc trực tiếp, xử lý tài sản bảo đảm và cuối cùng là khởi kiện tại tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền. Thời hiện khởi kiện đòi nợ theo Bộ luật Dân sự 2015 là 3 năm kể từ ngày quyền yêu cầu phát sinh cũng là điểm quan trọng cần ghi nhớ khi làm bài thi liên quan đến pháp lý ngân hàng.