Tra cứu hệ thống đăng ký bảo đảm quốc gia là hoạt động tìm kiếm, khai thác thông tin về các giao dịch bảo đảm đã được đăng ký trên Hệ thống đăng ký bảo đảm trực tuyến do Bộ Tư pháp quản lý, vận hành tại địa chỉ https://dkbd.gov.vn. Đây là thủ tục bắt buộc trong quy trình cấp tín dụng của ngân hàng và tổ chức tín dụng nhằm xác minh tình trạng pháp lý của tài sản dự kiến dùng làm tài sản bảo đảm. Hoạt động này giúp bên nhận bảo đảm nắm bắt được các giao dịch bảo đảm hiện hữu trên tài sản, từ đó đánh giá rủi ro và xác định thứ tự ưu tiên thanh toán theo quy định pháp luật.
Hệ thống đăng ký bảo đảm quốc gia hoạt động theo nguyên tắc công khai, minh bạch, cho phép mọi cá nhân, tổ chức có nhu cầu tra cứu thông tin về tài sản bảo đảm một cách dễ dàng và thuận tiện. Khi thực hiện tra cứu, người dùng cung cấp các thông tin nhận diện tài sản như số giấy chứng nhận quyền sở hữu, số khung, số máy đối với phương tiện giao thông, hoặc thông tin nhận diện bên bảo đảm như số CMND/CCCD, mã số doanh nghiệp. Hệ thống sẽ trả về kết quả cho biết tài sản có đang được đăng ký bảo đảm hay không, thời hạn bảo đảm, giá trị bảo đảm, bên nhận bảo đảm và các thông tin liên quan khác. Đối với ngân hàng, việc tra cứu thường được thực hiện tại ba thời điểm quan trọng: trước khi ký hợp đồng tín dụng, trong quá trình thẩm định tài sản bảo đảm, và định kỳ trong suốt thời hạn vay để theo dõi biến động tình trạng tài sản. Kết quả tra cứu có giá trị pháp lý quan trọng, là căn cứ để xác định thứ tự ưu tiên giữa các bên nhận bảo đảm khi xảy ra tranh chấp hoặc xử lý tài sản.
Ví dụ, khi khách hàng cá nhân đến Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB) xin vay mua xe ô tô trị giá 800 triệu đồng, nhân viên tín dụng sẽ yêu cầu cung cấp thông tin về chiếc xe và tiến hành tra cứu trên Hệ thống đăng ký bảo đảm quốc gia ngay trong bước thẩm định ban đầu. Nếu kết quả tra cứu cho thấy chiếc xe chưa được dùng để bảo đảm cho bất kỳ nghĩa vụ nào, ngân hàng sẽ tiếp tục thẩm định giá trị tài sản và tiến hành đăng ký bảo đảm theo quy định. Ngược lại, nếu tài sản đã được đăng ký bảo đảm cho khoản vay khác tại một tổ chức tín dụng khác với số tiền bảo đảm 600 triệu đồng, ngân hàng có thể đánh giá rủi ro và từ chối cho vay, hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp tài sản bảo đảm thay thế, hoặc chấp nhận nhưng với điều kiện khách hàng phải xử lý nghĩa vụ bảo đảm cũ trước khi thế chấp.
Hoạt động tra cứu hệ thống đăng ký bảo đảm quốc gia được quy định tại nhiều văn bản pháp lý quan trọng, bao gồm Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 292, 293 về đăng ký bảo đảm và hiệu lực của đăng ký), Nghị định số 21/2021/NĐ-CP ngày 26/3/2021 của Chính phủ quy định thi hành Bộ luật Dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ (có hiệu lực từ 15/8/2021, thay thế Nghị định 163/2006/NĐ-CP). Thông tư số 07/2019/TT-BTP ngày 31/10/2019 của Bộ Tư pháp ban hành Quy chế sử dụng Hệ thống đăng ký bảo đảm trực tuyến cũng quy định chi tiết về quy trình, thủ tục tra cứu, tài khoản người dùng và phí tra cứu.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý phân biệt rõ giữa đăng ký bảo đảm đối với bất động sản (thực hiện tại Văn phòng đăng ký đất đai theo hệ thống "đăng ký theo tài sản") và đăng ký bảo đảm đối với động sản, quyền tài sản (thực hiện trên Hệ thống đăng ký bảo đảm quốc gia theo hệ thống "đăng ký theo bên"). Nguyên tắc "ưu tiên đăng ký trước" (prior in tempore, potior in jure) là kiến thức trọng tâm thường xuất hiện trong đề thi, nghĩa là bên đăng ký giao dịch bảo đảm trước sẽ được ưu tiên thanh toán trước khi cùng một tài sản được dùng bảo đảm cho nhiều nghĩa vụ. Ngoài ra, cần nhớ rằng thời điểm đăng ký bảo đảm được xác định là thời điểm hệ thống ghi nhận giao dịch thành công, không phải thời điểm nộp hồ sơ. Phí tra cứu hiện hành là 20.000 đồng/lần đối với tra cứu tài sản đã đăng ký và miễn phí đối với trường hợp tra cứu xác nhận tài sản không có giao dịch bảo đảm.