Chứng từ gốc trong thanh toán quốc tế (Original Documents in International Payment) là tập hợp các giấy tờ, tài liệu do bên bán (người hưởng thụ) lập, ký phát hoặc phát hành, được quy định cụ thể trong thư tín dụng (L/C) và phải xuất trình cho ngân hàng theo đúng thời hạn, địa điểm quy định nhằm chứng minh việc thực hiện giao dịch mua bán, vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ xuyên biên giới. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để ngân hàng xem xét và quyết định việc thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ.
Theo quy tắc UCP 600 (Uniform Customs and Practice for Documentary Credits, phiên bản 2007 của Phòng Công nghiệp Quốc tế - ICC) và ISBP 745 (International Standard Banking Practice), chứng từ gốc là những văn bản được đánh dấu là "original" hoặc được lập bằng văn bản gốc, có chữ ký, con dấu, hoặc các dấu hiệu nhận biết khác. Ngân hàng chỉ kiểm tra chứng từ trên phương diện hình thức, không kiểm tra hàng hóa hay dịch vụ thực tế, tuân thủ nguyên tắc "bốn ngày làm việc" (banking day) kể từ ngày nhận chứng từ để ra quyết định thanh toán. Các chứng từ gốc phổ biến gồm: hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn đường biển (Bill of Lading), vận đơn hàng không (Airway Bill), chứng từ bảo hiểm (Insurance Policy/Certificate), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O), phiếu đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận chất lượng (Quality Certificate), giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate). Điều 17 UCP 600 quy định cụ thể về việc xác định tính "gốc" của chứng từ, trong đó chứng từ được coi là gốc nếu có chữ "original" trên bề mặt, hoặc được ký phát dưới dạng bản gốc, hoặc có chữ ký/con dấu của bên phát hành.
Ví dụ, Công ty TNHH XNK Thủy sản Minh Phú tại Cần Thơ xuất khẩu lô hàng tôm sú đông lạnh trị giá 500.000 USD sang thị trường Nhật Bản theo L/C do Ngân hàng Mizuho phát hành. Khi lô hàng được xếp lên tàu, công ty phải thu thập các chứng từ gốc từ hãng tàu (vận đơn B/L), công ty bảo hiểm (đơn bảo hiểm hàng hải), cơ quan kiểm dịch thú y (Health Certificate) và tự lập hóa đơn thương mại, sau đó xuất trình bộ chứng từ cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) chi nhánh Cần Thơ trong vòng 21 ngày kể từ ngày phát hành vận đơn. Vietcombank sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ theo UCP 600, nếu đạt yêu cầu sẽ gửi bộ chứng từ sang Mizuho để đòi tiền, hoàn tất quá trình thanh toán quốc tế.
Về quy định pháp lý tại Việt Nam, hoạt động thanh toán quốc tế liên quan đến chứng từ gốc được điều chỉnh bởi các văn bản như: Thông tư 17/2014/TT-NHNN hướng dẫn về quản lý ngoại hối đối với hoạt động kinh doanh ngoại thương, Thông tư 21/2019/TT-NHNN sửa đổi bổ sung một số điều của các thông tư liên quan đến hoạt động thanh toán, Nghị định 134/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán về chứng từ kế toán, và đặc biệt là Pháp lệnh Ngoại hối 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2013). Bên cạnh đó, ngân hàng Việt Nam còn tuân thủ UCP 600, ISBP 745 và URC 522 (Quy tắc thống nhất về thu hộ - Uniform Rules for Collections) của ICC.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý phân biệt rõ giữa "chứng từ gốc" (original document) và "chứng từ sao y" (copy document), nắm vững Điều 17 UCP 600 về chứng từ gốc và Điều 16 về chứng từ không hợp lệ (discrepant documents). Các chứng từ thường gặp trong đề thi gồm: B/L, Invoice, Insurance Policy, C/O, Packing List - cần nhớ nội dung, vai trò và yêu cầu xuất trình của từng loại. Ngoài ra, thí sinh cần hiểu rõ quy trình kiểm tra chứng từ 5 ngày làm việc của ngân hàng và các trường hợp ngân hàng được miễn trừ trách nhiệm (force majeure, không có đủ thời gian kiểm tra). Đặc biệt, cần nhớ rằng chứng từ gốc là cơ sở duy nhất để ngân hàng quyết định thanh toán, không phải hàng hóa hay dịch vụ thực tế.