Giấy chứng nhận đăng ký bảo đảm là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận một biện pháp bảo đảm (thế chấp, cầm cố, bảo lãnh bằng tài sản, đặt cọc, ký cược, giữ hộ…) đã được đăng ký hợp lệ theo quy định pháp luật. Trong lĩnh vực ngân hàng, đây là căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh giao dịch bảo đảm giữa tổ chức tín dụng và khách hàng đã có hiệu lực, đồng thời xác lập thứ tự ưu tiên của ngân hàng đối với tài sản bảo đảm khi xảy ra tranh chấp hoặc bên bảo đảm không thực hiện nghĩa vụ trả nợ.
Khi khách hàng vay vốn tại ngân hàng và sử dụng tài sản làm bảo đảm, tổ chức tín dụng sẽ yêu cầu khách hàng thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm tại cơ quan có thẩm quyền. Đối với tài sản là bất động sản (quyền sử dụng đất, nhà ở, công trình xây dựng), việc đăng ký được thực hiện tại Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại cấp huyện. Đối với động sản, tàu biển, máy bay hoặc quyền tài sản, việc đăng ký được thực hiện tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản trực thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm (Bộ Tư pháp) hoặc các Chi nhánh tại địa phương. Sau khi hoàn tất thủ tục, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký bảo đảm ghi nhận đầy đủ thông tin về bên bảo đảm, bên nhận bảo đảm, tài sản bảo đảm, phạm vi nghĩa vụ được bảo đảm, giá trị bảo đảm và thời hạn hiệu lực của giao dịch bảo đảm.
Ví dụ thực tế trong ngân hàng Việt Nam: Khách hàng A vay mua nhà tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) với số tiền 2 tỷ đồng và dùng căn hộ đó thế chấp cho khoản vay. Ngân hàng yêu cầu khách hàng A nộp hồ sơ đăng ký thế chấp tại Văn phòng đăng ký đất đai quận/huyện nơi có căn hộ. Sau khi hồ sơ hợp lệ, Văn phòng cấp Giấy chứng nhận đăng ký bảo đảm ghi nhận Vietcombank là bên nhận thế chấp, căn hộ là tài sản bảo đảm cho khoản vay 2 tỷ đồng trong thời hạn 15 năm. Khi khách hàng A không trả được nợ đến hạn, ngân hàng căn cứ vào Giấy chứng nhận này để thực hiện quyền xử lý tài sản bảo đảm theo quy định tại Điều 299 Bộ luật Dân sự 2015, bao gồm quyền bán đấu giá tài sản, nhận chính tài sản để thay thế nghĩa vụ trả nợ.
Về cơ sở pháp lý, Giấy chứng nhận đăng ký bảo đảm được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 295 đến Điều 301 về đăng ký bảo đảm); Nghị định số 21/2021/NĐ-CP ngày 19/3/2021 quy định về đăng ký giao dịch bảo đảm (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 99/2022/NĐ-CP ngày 30/11/2022); Thông tư số 02/2021/TT-BTP ngày 09/02/2021 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 21/2021; cùng các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường về đăng ký thế chấp bất động sản. Theo Nghị định 21/2021, "Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản" đã được đổi tên thành "Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản trực thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm" thuộc Bộ Tư pháp.
Một số lưu ý quan trọng cho người ôn thi ngân hàng: Thứ nhất, cần phân biệt Giấy chứng nhận đăng ký bảo đảm với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ đỏ, sổ hồng) - đây là hai loại giấy tờ hoàn toàn khác nhau, mục đích pháp lý khác nhau. Thứ hai, việc đăng ký bảo đảm là yêu cầu bắt buộc đối với một số biện pháp bảo đảm (như thế chấp quyền sử dụng đất, tàu biển, máy bay) để giao dịch có hiệu lực đối kháng với người thứ ba, nhưng lại là quyền của các bên đối với các trường hợp khác. Thứ ba, thời hạn hiệu lực của đăng ký bảo đảm được ghi trên Giấy chứng nhận và có thể gia hạn khi giao dịch bảo đảm tiếp tục phát sinh hiệu lực. Thứ tư, cần phân biệt giữa đăng ký bảo đảm (do bên bảo đảm hoặc bên nhận bảo đảm nộp hồ sơ) với thông báo bảo đảm (do bên nhận bảo đảm gửi cho cơ quan đăng ký trong một số trường hợp pháp luật quy định). Thứ năm, đây là nội dung thường xuất hiện trong các câu hỏi thi về hoạt động tín dụng ngân hàng, bảo đảm tiền vay và xử lý tài sản bảo đảm theo Nghị định 21/2021/NĐ-CP.