óa đơn điện tử có mã (hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) là loại hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực tự động thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế trước khi người bán giao cho người mua. Mã xác thực này là một chuỗi ký tự duy nhất được gắn liền với mỗi hóa đơn, đóng vai trò chứng minh tính hợp pháp và toàn vẹn của hóa đơn trên hệ thống quản lý thuế quốc gia.
Hóa đơn điện tử có mã hoạt động theo quy trình khép kín gồm các bước: người bán (doanh nghiệp, tổ chức) lập hóa đơn điện tử thông qua phần mềm hoặc hệ thống hóa đơn điện tử đã được đăng ký với cơ quan thuế; sau khi hoàn tất việc lập, hóa đơn được truyền đến Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế; hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin trên hóa đơn (mã số thuế người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, thuế suất, giá trị) và tự động cấp một mã số xác thực gồm 8 ký tự gồm chữ cái và số; mã này được ghi lên hóa đơn và cả người bán lẫn người mua đều có thể tra cứu, xác minh trên trang web của Tổng cục Thuế. Quy trình này thay thế hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống và cả hóa đơn điện tử không có mã, giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn nguồn thu, đồng thời tạo điều kiện cho người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ một cách minh bạch.
Trong thực tế ngân hàng Việt Nam, hóa đơn điện tử có mã được áp dụng rất phổ biến trong nhiều trường hợp. Ví dụ, khi khách hàng cá nhân vay vốn tiêu dùng tại ngân hàng và phát sinh phí dịch vụ, ngân hàng sẽ lập hóa đơn điện tử có mã để xuất cho khách hàng; tương tự, các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ tài khoản, dịch vụ chuyển tiền quốc tế hay dịch vụ bảo lãnh ngân hàng cũng nhận được hóa đơn điện tử có mã từ phía ngân hàng. Điều này giúp các doanh nghiệp dễ dàng hạch toán chi phí, kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào một cách chính xác, tránh rủi ro bị loại trừ khoản chi phí khi quyết toán thuế do sử dụng hóa đơn không hợp lệ. Ngoài ra, việc tra cứu mã hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế còn giúp ngân hàng xác minh tính xác thực của các hóa đơn mà khách hàng doanh nghiệp cung cấp khi thẩm định hồ sơ vay vốn, đảm bảo tuân thủ quy định phòng chống gian lận thuế và rửa tiền.
Về mặt pháp lý, hóa đơn điện tử có mã được quy định chi tiết tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022. Bên cạnh đó, Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 123 cũng quy định cụ thể về định dạng, nội dung và quy trình cấp mã hóa đơn điện tử. Theo lộ trình, các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ ngày 01/7/2022; các doanh nghiệp còn lại và tổ chức kinh tế khác thực hiện từ ngày 01/7/2023. Các ngân hàng thương mại với tư cách là người nộp thuế đều phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định này trong toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần lưu ý phân biệt rõ ba khái niệm: hóa đơn điện tử không có mã (do người bán tự quản lý, không gửi cơ quan thuế cấp mã), hóa đơn điện tử có mã (được cơ quan thuế cấp mã xác thực) và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế (dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh). Hóa đơn điện tử có mã có giá trị pháp lý cao nhất và được cơ quan thuế ưu tiên chấp nhận khi quyết toán, do đó các ngân hàng thường ưu tiên sử dụng loại hóa đơn này để đảm bảo an toàn pháp lý trong các giao dịch với khách hàng doanh nghiệp. Ngoài ra, thí sinh cần nắm vững các mốc thời gian áp dụng bắt buộc theo lộ trình của Nghị định 123/2020/NĐ-CP vì đây là nội dung thường xuyên xuất hiện trong các đề thi về pháp luật ngân hàng và thuế.