Người đại diện theo pháp luật trong tín dụng là cá nhân được pháp luật hoặc điều lệ của pháp nhân (tổ chức) giao nhiệm vụ đại diện cho tổ chức đó trong việc ký kết và thực hiện các giao dịch tín dụng với ngân hàng, tổ chức tín dụng. Đây là người trực tiếp ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, các cam kết liên quan và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch này. Quyền đại diện phát sinh trực tiếp từ pháp luật hoặc điều lệ tổ chức, không phụ thuộc vào việc uỷ quyền của cá nhân khác.
Trong hoạt động tín dụng ngân hàng, khi khách hàng vay là pháp nhân (doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức tài chính…) thì người đứng ra ký kết giao dịch với ngân hàng phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đại diện theo pháp luật uỷ quyền hợp pháp. Đối với doanh nghiệp, tuỳ theo loại hình mà người đại diện theo pháp luật có thể là Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty. Tư cách đại diện được xác định thông qua Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty và các quyết định bổ nhiệm có liên quan. Khi nhận hồ sơ tín dụng, ngân hàng phải đối chiếu các giấy tờ này để xác minh người ký có đủ thẩm quyền hay không. Mọi cam kết, nghĩa vụ do người đại diện theo pháp luật ký kết trong phạm vi quyền hạn đều có giá trị ràng buộc pháp nhân mà họ đại diện.
Ví dụ, khi Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại An Phát muốn vay 10 tỷ đồng tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), ông Nguyễn Văn A – Giám đốc – là người đại diện theo pháp luật sẽ trực tiếp ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp nhà xưởng và các cam kết trả nợ với ngân hàng. Trường hợp ông A đi công tác nước ngoài và cần phải ký giao dịch gấp với ngân hàng, ông có thể lập văn bản uỷ quyền cho Phó Giám đốc theo quy định tại Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015; tuy nhiên khi đó Phó Giám đốc chỉ là người đại diện theo uỷ quyền, không phải người đại diện theo pháp luật. Ngân hàng phải lưu giữ bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ, quyết định bổ nhiệm và văn bản uỷ quyền (nếu có) trong hồ sơ tín dụng để làm cơ sở pháp lý xác nhận tư cách đại diện.
Về cơ sở pháp lý, quy định về đại diện được nêu tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 138 đến Điều 142), trong đó phân biệt rõ đại diện theo pháp luật và đại diện theo uỷ quyền. Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể người đại diện theo pháp luật tại Điều 12 đối với doanh nghiệp tư nhân, Điều 54 đối với công ty TNHH một thành viên, Điều 75 đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và Điều 78 đối với công ty cổ phần. Trong lĩnh vực ngân hàng, Thông tư 39/2016/TT-NHNN ngày 30/12/2016 quy định về hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đối với khách hàng cũng yêu cầu phải xác minh tư cách đại diện hợp pháp của khách hàng khi ký kết hợp đồng tín dụng. Nghị định 21/2021/NĐ-CP quy định về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ cũng có những điều khoản riêng về người đại diện ký hợp đồng bảo đảm tiền vay.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần phân biệt rõ ba khái niệm dễ nhầm lẫn: người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo uỷ quyền và người ký thay (theo dấu của doanh nghiệp). Cần nắm vững các trường hợp giao dịch do người đại diện ký vượt quá phạm vi đại diện có giá trị pháp lý hay không, trách nhiệm của pháp nhân khi người đại diện ký kết không đúng thẩm quyền, và ảnh hưởng của việc thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với hợp đồng tín dụng đã ký. Đây là nội dung trọng tâm thường xuất hiện trong các kỳ thi chứng chỉ nghiệp vụ ngân hàng, thi tuyển công chức ngành Ngân hàng Nhà nước và thi nâng bậc tại các tổ chức tín dụng.