Đại diện hợp pháp trong giao dịch ngân hàng là cá nhân hoặc tổ chức được khách hàng ủy quyền hoặc được pháp luật quy định để nhân danh và thay mặt khách hàng thực hiện các giao dịch tại ngân hàng. Người đại diện có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các giao dịch do mình thực hiện thay mặt cho bên ủy quyền hoặc bên được đại diện.
Trong thực tiễn ngân hàng, đại diện hợp pháp được hình thành theo hai cơ chế chính. Thứ nhất là đại diện theo pháp luật (đại diện bắt buộc), áp dụng cho các trường hợp như người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự được cha mẹ, người giám hộ đại diện; hoặc tổ chức do người đại diện theo pháp luật (giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc) đại diện theo quy định tại Điều lệ công ty và pháp luật doanh nghiệp. Thứ hai là đại diện theo ủy quyền (đại diện tự nguyện), khi khách hàng là cá nhân hoặc tổ chức lập hợp đồng ủy quyền cho người khác thực hiện một hoặc nhiều giao dịch ngân hàng cụ thể như rút tiền, chuyển khoản, mở tài khoản, vay vốn. Hợp đồng ủy quyền phải được lập thành văn bản, có công chứng hoặc chứng thực trong một số trường hợp theo quy định pháp luật dân sự. Phạm vi ủy quyền phải được xác định rõ ràng để ngân hàng làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu khi thực hiện giao dịch; người đại diện không được vượt quá phạm vi được ủy quyền. Ngoài ra, ngân hàng còn có quyền và nghĩa vụ xác minh danh tính người đại diện thông qua giấy tờ tùy thân, hợp đồng ủy quyền và các tài liệu pháp lý khác trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch nào.
Ví dụ, tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), khi khách hàng doanh nghiệp muốn rút tiền mặt từ tài khoản, kế toán trưởng hoặc người được giám đốc ủy quyền bằng văn bản sẽ trực tiếp đến quầy thực hiện giao dịch; nhân viên ngân hàng kiểm tra giấy giới thiệu có đóng dấu, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CMND/CCCD của người đại diện trước khi giải ngân. Một trường hợp phổ biến khác là cha mẹ đại diện cho con chưa thành niên gửi tiết kiệm tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV); cha mẹ cần xuất trình giấy khai sinh của con, CMND của cha mẹ và sổ hộ khẩu để chứng minh quan hệ đại diện hợp pháp.
Về cơ sở pháp lý, đại diện hợp pháp trong giao dịch ngân hàng được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 138 đến Điều 161 về đại diện), Luật Doanh nghiệp 2020 (quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp), Luật Các tổ chức tín dụng 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Ngoài ra, Thông tư 16/2024/TT-NHNN quy định về phát hành, quản lý và sử dụng séc cũng yêu cầu rõ ràng về việc người ký séc phải là người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Quyết định 2345/QĐ-NHNN năm 2023 về triển khai các giải pháp an toàn, bảo mật trong hoạt động ngân hàng trên không gian mạng cũng quy định chặt chẽ về xác thực danh tính người đại diện trong các giao dịch điện tử.
Đối với người ôn thi ngân hàng, cần phân biệt rõ ba khái niệm dễ nhầm lẫn: người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền và người thụ hưởng (người được chỉ định nhận tiền trong giao dịch ủy quyền). Khi gặp câu hỏi tình huống, lưu ý rằng phạm vi ủy quyền phải ghi rõ trong hợp đồng và ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm khi giao dịch nằm trong phạm vi đó; mọi giao dịch vượt phạm vi ủy quyền đều có thể bị vô hiệu. Đặc biệt, hợp đồng ủy quyền liên quan đến bất động sản phải được công chứng, chứng thực theo quy định.