Mẫu hóa đơn là khuôn mẫu tiêu chuẩn dùng để phản ánh các giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ giữa các bên, làm căn cứ kê khai và nộp thuế, đồng thời là chứng từ pháp lý cho người mua và người bán. Trong hệ thống tài chính – ngân hàng Việt Nam, mẫu hóa đơn là công cụ quan trọng giúp các tổ chức tín dụng thực hiện nghĩa vụ thuế, hạch toán doanh thu, chi phí và phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế với cơ quan nhà nước.
Trước đây, doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu hóa đơn dựa trên Mẫu 01/VAT/01HĐGTKT do Tổng cục Thuế ban hành, sau đó đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được phát hành và sử dụng. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hệ thống hóa đơn điện tử đã thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống. Mẫu hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các thông tin bắt buộc gồm: tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán; tên, mã số thuế, địa chỉ của người mua; tên hàng hóa dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất thuế GTGT; tổng tiền thanh toán; ngày phát hành; mã của cơ quan thuế cấp và chữ ký số xác thực. Hóa đơn điện tử được tạo lập, phát hành, lưu trữ và truyền nhận thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Ví dụ trong thực tế ngân hàng, khi một chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) cung cấp dịch vụ thu hộ phí bảo hiểm cho khách hàng, ngân hàng sẽ phát hành hóa đơn điện tử thông qua nhà cung cấp như VNPT, Viettel hoặc MISA với mẫu 01/TTKT của Nghị định 123. Tương tự, khi khách hàng cá nhân vay vốn tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Agribank), các khoản phí dịch vụ như phí trả nợ trước hạn, phí thẩm định hồ sơ đều phải xuất hóa đơn điện tử đầy đủ. Các mẫu hóa đơn này được lưu trữ trên hệ thống Cổng thuế điện tử (etax.gdt.gov.vn) và có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.
Về quy định pháp lý, mẫu hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực từ 01/07/2022 (thay thế Thông tư 39/2014/TT-BTC). Ngoài ra còn có Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 123, Thông tư 100/2021/TT-BTC sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư 78, và Nghị quyết 18/2021/UBTVQH15 về các loại thuế, phí được điều chỉnh tại Nghị định 123. Các ngân hàng thương mại còn phải tuân thủ quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc xuất hóa đơn phí dịch vụ ngân hàng theo Thông tư hướng dẫn chế độ tài chính áp dụng cho tổ chức tín dụng.
Lưu ý quan trọng cho người ôn thi: Khi gặp câu hỏi liên quan đến mẫu hóa đơn trong đề thi ngân hàng (cả Chứng chỉ hành nghề và một số chương trình nội bộ), cần phân biệt rõ ba loại hóa đơn theo Nghị định 123/2020 gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn dịch vụ. Đặc biệt, kể từ ngày 01/01/2023, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trong hệ thống ngân hàng. Nhớ rõ các trường hợp không phải lập hóa đơn, các trường hợp điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn, và quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn tối thiểu 5 năm theo quy định pháp luật về kế toán – kiểm toán.